Hãy tưởng tượng xem bạn phải gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học sinh để cho họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công bằng tay từng người, từng bạn một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để triển khai việc đó? Tôi

Do vậy, thực hiện được công cụ cách trộn thư vào word 2010 sẽ giúp đỡ bạn huyết kiệm hàng trăm ngàn giờ thao tác thay bởi làm bằng tay thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với những văn bạn dạng như: nhờ cất hộ bảng lương sản phẩm tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn…. Để bao gồm thể dứt quy trình trộn thư bạn phải có 02 file tài liệu sau: - Văn bạn dạng gốc: câu chữ văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống những thông tin phải điền Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, ko trúng tuyển, thư mời rộp vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên bạn nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh…. – tài liệu gốc: tin tức dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị chức năng để điền vào những ô trống trong văn bản đã được biên soạn sẵn, và dữ liệu gốc này hay được trình diễn dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.

Chọn thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard

*

Tiếp theo, triển khai lần lượt theo các bước sau:

*
*

Xuất hiện cửa ngõ sổ New Address list, chọn Customize Columns

*

Tại cửa sổ Customize Address List, ta tất cả thể biến đổi một số dữ liệu

· Add: Thêm trường

· Delete: Xóa các trường gồm sẵn

· Rename: Đổi thương hiệu trường bao gồm sẵn

*

Sau đó các bạn điền thông tin cơ bản, ví dụ như sau:

*

· New Entry: Thêm loại mới

· Delete Entry: Xóa dòng

Sau khi điền dứt thông tin, chọn OK, xuất hiện thêm cửa sổ bên dưới đây, để tên mang lại file rồi chọn Save

*

Sau đó, tại cửa sổ Mail Merge Recipients, lựa chọn OK

*

Tiếp theo:

*

Chọn More items, lộ diện bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào những mục sẽ thiết kế, sau cuối sau khi đã Insert vào vị trí đúng, chọn Next: Preview your letters, ví như sau:

*

Cuối cùng, sau thời điểm đã chèn ngừng như hình trên, ta liên tục chọn Next: Complete the merge

*

Tại thẻ Mailing > Finish và Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa ngõ sổ Merge to lớn New Document > All > OK

*
 
*

Thế là bạn đã có một loạt những mẫu giấy mời được thiết kế giống nhau và lại rất nhanh, ngày tiết kiệm rất nhiều thời gian.