Mail Merge là tính năng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được rất nhiều người gọi là thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, chúng ta có thể tạo cùng lúc các thư với cùng văn bản nhưng không giống nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, bài toán trộn thư trong Word được vận dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy ghi nhận cho đa số người chỉ trong một thao tác, viết email thông tin xác nhận biến đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…
*

Để ban đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn tài liệu (data source). Chũm thể:
Nguồn dữ liệu: diễn tả những văn bản tùy biến khác biệt giữa những bức thư sau khi tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy biến đổi này có thể là họ tên, showroom người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. List này thường là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table trong Word 2010 xuất xắc văn bạn dạng bất kỳ có cấu tạo phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là những phần tương đương nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và add người gửi trên phong bì, nội dung thiết yếu của lá thư, email hay như là một phiếu ưu đãi. Văn bản cơ phiên bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi biểu lộ những bỏ ra tiết chuyển đổi lấy từ mối cung cấp dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi phối kết hợp nội dung cơ phiên bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo thành hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, như thể nhau về nội dung cơ bạn dạng nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy thay đổi trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần nội dung cơ bạn dạng sẽ tất cả những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, add hoặc thư điện tử là những chi tiết đổi khác tùy theo mọi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được list này có nhu cầu các dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Word 2010: using mail merge


Với nguồn dữ liệu là danh bạ, chúng ta có thể sử dụng Microsoft Outlook nhằm xuất danh bạ hoặc dùng chủ yếu Excel nhằm thể hiện tài liệu thật chủ yếu xác. Danh sách nguồn dữ liệu được tạo thành các cột khác nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… với mỗi hàng là một trong người nhận ra nhập không thiếu các thông tin khớp ứng theo cột. Chúng ta có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đang tiện hơn không hề ít trong thao tác làm việc (Tương từ bỏ như nhập liệu thẳng nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient menu trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và thừa nhận Edit nhằm sửa lại một số trong những chi tiết.

Xem thêm: Chọn Mua Máy Tính Bảng Xem Phim Cần Lưu Ý Những Điều Gì? 5 Ứng Dụng Xem Phim Thú Vị Trên Máy Tính Bảng


*

Bạn cần xác minh nội dung của khách hàng là dạng thư từ (Letters), thư năng lượng điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần câu chữ đồng nhất, bạn cũng cần nhập những trường (Merge Field) dựa vào nguồn dữ liệu. Bí quyết nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field bên trên tab Mailings để thêm ngôi trường tại phần đông vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn tài liệu mẫu bên dưới và soạn ngôn từ cho phong tị nạnh (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào trong 1 câu trong e-mail như: rất cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã chuẩn bị xếp thời hạn đến tham dự chương trình. Lúc đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn tài liệu của mỗi cá nhân (Recipient) để thay thế vào vị trí của những trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient trang bị 5 vẫn hiện thành câu: rất cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp tới xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở cam kết tự đầu để câu không chạm mặt lỗi chủ yếu tả viết hoa chữ Chị trọng tâm câu hoặc format in đậm, in nghiêng mang lại tên tín đồ nhận.
Để thực hiện Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và làm việc với các công dụng trên thanh biện pháp này (Ribbon). Quanh đó ra, nếu như quen sử dụng các phiên bạn dạng Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc trên 6 bước như hình minh họa bên dưới đây: