Mail Merge trong Word (Trộn thư) là tính năng hữu ích vào Microsoft Word, thiên tài này giúp chúng ta giảm thiểu thời hạn khi có tác dụng thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… nhưng lại có một số trong những bạn lại không biết cách thực hiện công cố kỉnh cực hữu ích này. Biết được điều đó, toasanguocmo.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách áp dụng Mail Merge vào Word cụ thể nhất trong bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Dùng mail merge để soạn thư hàng loạt trong ms word


Mail Merge là gì?

Trước khi tìm hiểu về Mail Merge vào Word thì chúng ta hãy cùng nhau tò mò xem Mail Merge là gì? Mail merge (hay còn gọi là công dụng trộn thư) là 1 trong những tính năng soạn thư 1 loạt trong Word.

Ví dụ:

Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người vào công ty đến 1 buổi họp, các bạn đã có sẵn tài liệu về khách hàng mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc này sẽ rất tốn thời gian phải ko nào.

Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ việc sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong một nốt nhạc.

Mục đích và công dụng khi áp dụng Mail Merge là gì?

Vậy mục đích và tác dụng khi áp dụng Mail Merge vào Word là gì?

Nhanh, gọn, đơn giản chỉ cùng với 6 bước.Số lượng tài liệu nhiều vẫn thực hiện được.Tiết kiệm được không ít thời gian, công sức.

Mail Merger trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn

Cách áp dụng Mail Merge trong Word đầu tiên đó đó là tạo new từ list chèn.

Bước 1: trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings. Tiếp nối chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

*

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

*

Bước 3: Xuất hiện cửa ngõ sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.

*

Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số tài liệu như sau:

Add: Thêm trường.Delete: Xóa những trường có sẵn.Rename: Đổi thương hiệu trường gồm sẵn.Khi trả tất các bạn chọn OK.

*

Bước 5: Bạn điền tin tức cơ bản của các trường. Dưới đấy là ví dụ minh họa:

New Entry: Thêm loại mới.Delete Entry: Xóa dòng.Find: Tìm kiếm.Sau đó chọn OK.

*

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này cùng chọn Save.

*

Bước 7: Sau đó, tại khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa thay đổi qua những chức năng:

Sort: Sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp.Filter: Lọc ra gần như danh sách cần thiết trong list dài.Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.Validate address: Xác nhận địa chỉ.Bạn chọn OK.

*

Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.

*

Bước 9: Bảng Insert Merge Field xuất hiện thêm >> chọn Database Fields. Lựa chọn vào trường đã kiến tạo >> Chọn Insert tại những vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.

*

Bước 10: Với ví dụ mặt dưới. Sau khoản thời gian đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.

*

*

Mail Merge trong Word bằng phương pháp sử dụng file Excel

Sử dụng tệp tin Excel để tạo nên Mail Merge trong Word. Công việc thực hiện tại như sau:

Bước 1: Bạn thực hiện tương từ Bước 1 – bước 2 của lí giải “Mail Merge vào Word bằng cách tạo mới list chèn“. Mặc dù tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> lựa chọn Browse. Lựa chọn vào file Excel có dữ liệu bạn yêu cầu >> Chọn Open.

*

Bước 2: Trong file Excel sẽ có không ít sheet, bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> Chọn OK.

*

Lưu ý: Khi tiến hành trộn thư với tệp tin Excel, danh sách trong file bắt buộc được tạo từ mẫu đầu tiên, bên trên và mặt dưới không được có các ô trống. Ví như không các bạn sẽ tạo ra những biểu mẫu trống.

Để không xảy ra trường thích hợp như vậy, khi các trường trống xuất hiện trong cửa ngõ sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.

*

Bước 3: Bạn tiến hành lại Bước 7 – cách 11 theo hướng dẫn “Mail Merge trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn“.

Cách áp dụng Mail Merge vào Word

Cách trộn thư vào Word 2016

Để rất có thể sử dụng Mail Mergẻ vào Word chúng ta thực hiện theo quá trình sau:

Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tư liệu Word hiện gồm hoặc chế tác một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, trường đoản cú tab Mailings (Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) cùng chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ thực đơn thả xuống.

Bước 3: Lúc này, vỏ hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn nên chọn lựa loại tài liệu bạn có nhu cầu tạo từ phòng tác vụ Mail Merge ngơi nghỉ phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ như này, mình đã chọn Letters. Tiếp nối nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi đụng tài liệu) để chuyển sang bước 4.

*

Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện nay tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

Bây giờ các bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể auto đặt từng showroom vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện nay có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách add mới từ trong Mail Merge Wizard (Trình khuyên bảo trộn thư).

*

Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), tiếp nối bấm Browse (Duyệt) để lựa chọn tệp.

*

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, tiếp nối nhấp vào Open (Mở).

Xem thêm: Top 20 Target Trong Chứng Khoán Là Gì ? Vai Trò Của Target Trong Kinh Doanh

*

Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ thao tác làm việc Excel, các bạn hãy chọn worksheet, tiếp đến bấm OK .

*

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients (Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi vỏ hộp để điều hành và kiểm soát những người nhận được bao gồm trong phù hợp nhất. Theo khoác định, tất từ đầu đến chân nhận buộc phải được chọn. Khi bạn đã trả tất, nhấp OK .

*

Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây chừ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Lúc được in, mỗi phiên bản sao của bức thư về cơ bạn dạng sẽ tương đương nhau; chỉ tài liệu người dấn (chẳng hạn như tên với địa chỉ ) đang khác nhau. Các bạn sẽ cần thêm trình giữ địa điểm cho tài liệu người dìm để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không tồn tại danh sách địa chỉ hiện có, chúng ta có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập danh sách mới) với nhấp vào Create (Tạo), sau đó nhập danh sách showroom của bạn theo phong cách thủ công.

*

Bước 10: Tiếp theo bạn phải chèn tài liệu người nhận bằng phương pháp đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

*

Bước 11: Tiến hành lựa chọn 1 trong các tùy lựa chọn giữ khu vực (placeholder). Trong lấy ví dụ này, mình đang chọn Address block (chặn địa chỉ).

*

Bước 12: Tùy ở trong vào chọn lựa của bạn, một vỏ hộp thoại rất có thể xuất hiện với những tùy chọn thiết lập khác nhau. Chọn các tùy chọn ước ao muốn, tiếp đến bấm OK.

*

Bước 13: Một trình giữ khu vực sẽ xuất hiện thêm trong tài liệu của người tiêu dùng (ví dụ: «AddressBlock»).

*

Bước 14: Thêm ngẫu nhiên giữ chỗ nào bạn muốn. Vào ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay phía bên trên phần thân của bức thư.

*

Bước 15: Sau khi bạn đã trả tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: coi trước thư của bạn) như hình bên dưới.

*

Lưu ý: Đối với một trong những bức thư, bạn chỉ việc thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm những trình giữ khu vực hơn (như thương hiệu hoặc add của fan nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ list người dìm xuất hiện chính xác trong bức thư. Chúng ta cũng có thể sử dụng mũi thương hiệu cuộn trái và phải kê xem từng phiên bạn dạng của tài liệu.

*

Bước 17: Nếu bạn thấy phần lớn thứ có vẻ như chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: xong xuôi hợp nhất).

*

Bước 18: Sau lúc đã ngừng hợp nhất, bạn thực hiện in thư bằng phương pháp bấm Print (In).

*

Bước 19: Một vỏ hộp thoại bắt đầu sẽ xuất hiện. Thời điểm này, các bạn hãy đưa ra quyết định xem bạn có nhu cầu in All (Tất cả) các thư tài liệu lúc này hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ như của mình, mình sẽ in toàn bộ các bức thư.

*

Bước 20: Hộp thoại Print đã xuất hiện. Các bạn hãy điều chỉnh thiết lập in giả dụ cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

*

Cách trộn thư vào Word 2010

Tiếp đến là cách sử dụng Mail Merge trogn Word 2010, các bạn làm theo các bước dưới trên đây nhé.

Bước 1: Mở file word văn bạn dạng gốc bạn đã chuẩn bị từ trước.

Bước 2: Bạn vào “Mailings”, lựa chọn “Start Mail Merge” chọn “Step Mail Merge Wizard” và chọn “Letter”. Sau đó nhấn Next.

*

Bước 3: Giao diện tiếp theo hiện lên, chúng ta chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.

*

Bước 4: Bạn lựa chọn “Use an existing list” và chọn tiếp “Browse”. Trên đây bạn chọn với mở file danh sách tài liệu cần bổ sung các địa chỉ thiếu tài liệu gốc.

*

Bước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Tiếp nối tại hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn cũng có thể bỏ chọn đa số nội dung không đề nghị bổ sung. Thường xuyên chọn Ok và nhấn Next.

*

Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” lựa chọn “More items”.

*

Bước 7: Lúc này, hiển thị hộp thoại “Insert Merge Field”. Bạn chọn phần trường dữ liệu ở trong các số đó đúng với nội dụng như sống cạnh nhỏ trỏ loài chuột trên thiết bị tính. Kế tiếp nhấn Insert nhằm chèn vào.

Ví dụ:

– Tại bọn họ tên nhân viên cấp dưới bạn chọn trường là chúng ta tên nhân viên.

– trên chức vụ các bạn chọn trường là chức vụ, … kế tiếp bạn dìm next để tiếp tục.

Trong ngôi trường hợp bạn có nhu cầu in luôn luôn các phiếu lương; Thì từ bây giờ bạn hãy lựa chọn Print. Còn giả dụ như bạn có nhu cầu xem thành phẩm sau khi trộn trong Word; Thì bạn nên chọn lựa “Edit indidual letters”.

*

Ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một hoặc cục bộ các phiếu lương nhờ cất hộ cho một vài người. Bạn nên vào trong vỏ hộp thoại “Merge lớn new Document”. Và tiếp nối là làm theo bảng lí giải hiển thị trên.

– Chọn All: bạn lựa chọn All nếu còn muốn xuất toàn bộ.– Chọn Current Record: bạn chọn dòng này nếu còn muốn xuất địa chỉ mà bạn đang xem.– Chọn From … lớn …: bạn chọn from nếu muốn xuất giới hạn.

Mail Merge cải thiện trong Microsoft Word

Dùng Mail Merge nhờ cất hộ thư hàng loạt trên Microsoft Word

Một trong số những tính năng nâng cấp khi sử dụng Mail Merge vào Word đó đó là việc nhờ cất hộ thư mặt hàng loạt. Công việc thực hiện nay như sau:

Bước 1: soạn nội dung thư điện tử trên Microsoft Word

Hãy mở file Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings -> chọn Start Mail Merge -> lựa chọn Email Messages -> lựa chọn Select Recipients -> lựa chọn Use an Existing List

*

*

Hãy trỏ băng thông đến file excel về thông tin khách hàng

*

Bước 2: Đưa dữ liệu quý khách hàng vào nội dung. Lựa chọn nội dung muốn thay đổi. Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột đựng nội dung

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được sử dụng cho ngôi trường Email – Address trong Microsoft Outlook.

*
Bước 4: dứt và gửi. Lựa chọn Finish và Merge

Edit individual document: để biến hóa nội dung cho những cá nhân đặc biệtSend thư điện tử messages: giữ hộ mail hàng loạtPrint Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện

Thông tin Merge email

To: dùng để làm in 1 loạt rồi giữ hộ thư bưu điệnSubject line: title thưMail format: html: gởi mail dạng này thì định dạng màu sắc, hình dạng chữ, chèn links hình hình ảnh thoải mái. plain text: mail không có định dạngBấm OK để ban đầu gửi

*

Sử dụng Mail Merge vào Word có điều kiện

Để có thể sử dụng Mail Merge vào Word bao gồm điều kiện chúng ta làm theo các tùy lựa chọn dưới đây:

Sử dụng Filter cùng với Mail Merge vào Word 

Bước 1: các bạn thực hiện tại đến bước 5 trong mục “Cách trộn thư trong Word 2010” để mở Mail Merge Recipant lên.

Bước 2: Tiếp đến các bạn chọn vào mục Filter.

*

Bước 3: thiết lập cấu hình các đk lọc trong vỏ hộp thoại Query Option.

*

Mail Merge vào Word có đk – IfThenElse 

Bước 1: Đặt nhỏ trỏ tại vị trí điều kiện IfThenElse

Bước 2: Vào Mailing -> Rules -> If…Then…Else

*

Và trên đó là những chia sẻ của toasanguocmo.vn về Mail Merge vào Word là gì. Trường hợp có bất kỳ thắc mắc làm sao các chúng ta cũng có thể để lại bình luận dưới để được giải đáp. Trong khi các chúng ta có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:

Mong rằng phương pháp áp dụng Mail Merge trong Word sinh hoạt trên sẽ bổ ích cho bạn. Đừng quên Like, giới thiệu và xịt thăm toasanguocmo.vn hay xuyên để sở hữu thêm nhiều kỹ năng mới mẻ giành riêng cho dân công sở nhé.