Trộn thư (Mail Merge) là công cụ vô cùng tác dụng trong tin học tập văn phòng. Nó cung cấp con người tạo nên thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn cấp tốc chóng bằng cách trộn tài liệu từ Excel quý phái Word. Thay thể, làm rứa nào để tạo thư tự động qua cách thức này? Tin học MOS vẫn hướng dẫn các bạn ngay bên dưới đây.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word


Chuẩn bị file trước lúc trộn dữ liệu từ Excel quý phái Word

Để hoàn toàn có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn phải có 2 một số loại tài liệu gồm những: văn bạn dạng Word chứa mã từng phần, bảng tính Excel chứa tương đối đầy đủ thông tin nên thiết.

*

Mẫu file word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng những cột trong Excel phải trùng khớp với những mã phần cấu hình thiết lập trong Word. Nếu tệp Excel bao gồm chứa tài liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện ban đầu hay ngừng bằng số 0, hãy chắc chắn rằng rằng tôi đã chọn đúng định hình số, ngày, đơn vị chức năng để kiêng sự kềnh càng cho thư được chế tạo ra cuối cùng.

*

Bảng tính excel chứa không thiếu thông tin khớp với word

*

Chọn đúng định dạng dữ liệu trước lúc trộn

Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để sản xuất thư từ động

Có hơi nhiều cách để trộn tài liệu từ Excel lịch sự Word. Mặc dù nhiên, sau khoản thời gian tổng thích hợp lại, giải pháp làm hối hả và dễ dàng nhất được tiến hành như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã soạn sẵn vào Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, tị nạnh thư,…

*

Ví dụ của chúng tôi chọn phong bì – Envelopes…

Bước 2: Cũng vào thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…

*

Bước 3: 1 vỏ hộp thoại bắt đầu hiện ra, chúng ta tìm và chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa tin tức đã tạo thành và nhận Open

*

Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok

*

Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở vỏ hộp thoại lắp thêm 3, sa thải bớt fan nhận và nhấn Ok, danh sách tín đồ nhận cùng thông tin đã được xác nhận.

*

Bước 6: Tùy từng loại văn bản trộn khác nhau sẽ tất cả thêm phần thông tin khác nhau. Chúng ta cũng có thể tự chọn kiểu địa chỉ hoặc dòng chào hỏi nghỉ ngơi Address Block Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt nhỏ trỏ con chuột tại đúng vị trí của các thông tin.

Xem thêm: Đánh Giá Chi Tiết Về Trường Đại Học Nguyễn Tất Thành, Cảm Nhận Của Tân Sinh Viên Về Đh Nguyễn Tất Thành

*

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước lúc hoàn thiện. Khi đã hài lòng, chọn Finish và Merge để in hoặc giữ hộ mail chung.

*

Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để chuyển đổi từng phần lá thư.

Thực hiện chấm dứt 7 bước này, vấn đề tạo thư auto bằng cách trộn dữ liệu từ Excel quý phái Word vẫn hoàn thành. Bạn sẽ có được số đông bức thư bài bản nhanh chóng nhưng không tốn các công sức.

Bạn vẫn còn thắc mắc về tính năng này với muốn đọc thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được đáp án kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung trọng tâm tin học văn phòng và công sở MOS – Viện tài chính và thương mại dịch vụ Quốc tế – Đại học tập Ngoại Thương